Dodaj produkty podając kody
Dodaj plik CSV
Wpisz kody produktów, które chcesz zbiorczo dodać do koszyka (po przecinku, ze spacją lub od nowej linijki).
Powtórzenie wielokrotnie kodu, doda ten towar tyle razy ile razy występuje.
2026-04-28
VAT WDT OSS - Instrukcja dla obsługi zamówień zagranicznych
VAT WDT w IdoSell — instrukcja dla obsługi zamówień zagranicznych
Pomoc dla pracowników: jak prawidłowo obsługiwać zamówienia zagraniczne, sprawdzać status weryfikacji NIP UE i kiedy interweniować ręcznie. System wiele rzeczy robi automatycznie — twoja rola to kontrola i decyzje w sytuacjach niejednoznacznych.
⛔ Ważna zasada
NIE ustawiaj opcji „jak dla kraju” na karcie klienta.
W naszym sklepie procedura VAT OSS jest wyłączona, dlatego ta opcja nie powinna być stosowana. Używamy tylko dwóch opcji:
- „nie naliczaj” — dla firm z UE z aktywnym NIP UE (sprzedaż WDT 0%),
- „naliczaj” — dla firm bez aktywnego NIP UE oraz osób prywatnych (polski VAT 23%, 8% lub 5%).
📋 Co system robi automatycznie (a czego nie musisz ustawiać ręcznie):
- Oznacza typ transakcji (Krajowa / WDT / Eksport) na podstawie kraju sprzedawcy, magazynu i kraju dostawy.
- Weryfikuje NIP UE w bazie VIES po dodaniu zamówienia — dotyczy tylko transakcji oznaczonych jako WDT.
- Wyświetla status weryfikacji w kolumnie „Notatka” na liście zamówień — możesz to zobaczyć bez wchodzenia w zamówienie.
- Przy WDT/Eksport ustawia rozliczanie cen na „netto bez VAT” i przelicza kwoty.
Twoja rola: sprawdzić status weryfikacji NIP UE, podjąć decyzję w przypadkach negatywnej weryfikacji lub błędu, w razie potrzeby skorygować typ transakcji.
1. Trzy opcje „Stawka VAT” na karcie klienta
Wybór tej opcji decyduje o tym, według jakiej stawki VAT system rozliczy sprzedaż dla danego klienta zagranicznego.
| Opcja | Co robi | Stawka VAT | Status u nas |
|---|---|---|---|
| „nie naliczaj” | Sprzedaż z 0% VAT (WDT) — dla firm UE z aktywnym NIP UE. | 0% | Używamy |
| „naliczaj” | Stawka VAT kraju wysyłki — czyli polska stawka, np. 23%. | PL np. 23% | Używamy |
| „jak dla kraju” | Stawka VAT kraju dostawy/odbiorcy — np. 19% przy dostawie do Niemiec, 21% Litwa, 21% Holandia. Sprzedaż automatycznie trafia do rejestru VAT OSS. | kraj dostawy np. 19% DE | Nie używamy VAT OSS jest u nas wyłączony |
Uwaga terminologiczna: nazwa „jak dla kraju” jest myląca. Można ją odczytać jako „jak dla kraju sklepu” (czyli Polski), ale w rzeczywistości IdoSell ma na myśli „jak dla kraju dostawy” — czyli stawkę VAT kraju, do którego wysyłana jest paczka.
2. Kiedy używać której opcji — szybki przewodnik
| Sytuacja | Wybór opcji | Efekt |
|---|---|---|
| Firma z UE z aktywnym NIP UE (np. UAB OMEDITA z aktywnym numerem) | „nie naliczaj” | Faktura WDT 0%, brak VAT, raport VAT-UE. |
| Firma z UE z nieaktywnym NIP UE (VIES wynik negatywny) | „naliczaj” | Polski VAT 23% (kraj wysyłki), sprzedaż jak krajowa. |
| Osoba prywatna z UE (B2C) | „naliczaj” | Polski VAT (23%, 8%, 5%) — sprzedaż jak krajowa. |
| Klient z Polski | „naliczaj” | Polski VAT (23%, 8%, 5%) — sprzedaż krajowa. |
| Klient spoza UE (np. UK, USA, Norwegia) | na zamówieniu typ „Eksport” | Faktura 0% jako eksport, nie WDT. |
3. Karta klienta zagranicznego — okienko „Sprzedaż z VAT”
Okienko (popup) pojawiające się po kliknięciu w karcie klienta przy „Sprzedaż z VAT” → [zmień]. Tu definiujesz indywidualne zasady VAT dla konkretnego kontrahenta (np. dla litewskiej firmy UAB „OMEDITA”).
| Pole | Wartość (przykład) | Znaczenie |
|---|---|---|
| Nazwa firmy | UAB „OMEDITA” | Nazwa firmy klienta — w przykładzie litewska spółka. |
| NIP klienta | 346500610 | Litewski NIP UE — używany do weryfikacji w bazie VIES. |
| Stawka VAT | ● „nie naliczaj” | Wybrana opcja: 0% VAT — WDT (sprzedaż firmie z aktywnym NIP UE). |
| Pozostałe opcje | „jak dla kraju” / „naliczaj” | „jak dla kraju” = NIE używamy (VAT OSS wyłączony). „naliczaj” = polski VAT 23% (np. dla firmy bez aktywnego NIP UE). |
| Zatwierdź rozliczenie | przycisk | Zapisuje regułę VAT przypisaną do tego klienta. |
→ W skrócie: ustawiasz dla danego kontrahenta stałą regułę VAT — albo 0% (WDT) albo polski VAT.
4. Typ transakcji na zamówieniu
Okienko otwierane przy konkretnym zamówieniu, w którym ręcznie klasyfikujesz rodzaj sprzedaży. Wybór wpływa na fakturę i raporty (m.in. VAT-UE).
| Opcja | Kiedy używasz |
|---|---|
| ○ Krajowa | Sprzedaż w Polsce — polski VAT (np. 23%, 8%). Także dla firm z UE bez aktywnego NIP UE i osób prywatnych z UE. |
| ○ VAT OSS | NIE używamy — VAT OSS jest u nas wyłączony. |
| ● WDT | Sprzedaż do firmy z UE z aktywnym NIP UE — stawka 0%. To główna opcja dla zamówień B2B zagranicznych. |
| ○ Eksport | Sprzedaż poza UE (np. UK, USA, Norwegia) — stawka 0%. |
| Zapisz zmiany | Potwierdza wybór typu transakcji dla danego zamówienia. |
→ W skrócie: typ transakcji to „etykieta” konkretnego zamówienia — informuje system, jak rozliczyć fakturę i czy ujmować ją w deklaracji VAT-UE.
5. Statusy weryfikacji NIP UE — co oznaczają i co z nimi zrobić
Po dodaniu zamówienia firmy z UE system automatycznie łączy się z bazą VIES i sprawdza NIP UE. Status weryfikacji jest widoczny w kolumnie „Notatka” na liście zamówień oraz na karcie zamówienia i karcie klienta.
Ważne: system sprawdza wyłącznie NIP z przedrostkiem kraju (np.
LT346500610, DE123456789). Jeśli klient wpisał sam numer bez przedrostka, weryfikacja się nie powiedzie.| Status | Co oznacza | Co zrobić |
|---|---|---|
| NIP UE zweryfikowany pozytywnie | NIP UE jest aktywny w bazie VIES. | OK Rozliczenie netto bez VAT zatwierdzone automatycznie. Można obsłużyć zamówienie normalnie (typ WDT, faktura 0%). |
| NIP UE zweryfikowany negatywnie | NIP UE nie jest aktywny w VIES. | Decyzja Wymaga ręcznej decyzji obsługi. Domyślnie naliczamy polski VAT 23% i zmieniamy typ transakcji na Krajowa. Można skontaktować się z klientem w celu wyjaśnienia. |
| Przekazany NIP jest niepoprawny | Format NIP-u jest nieprawidłowy. | Sprawdź Najczęstszy błąd: brak przedrostka kraju (np. „346500610” zamiast „LT346500610”). Popraw NIP na karcie klienta lub w zamówieniu — system ponownie zweryfikuje. |
| NIP UE oczekuje na weryfikację | System jeszcze nie zdążył sprawdzić NIP-u. | Poczekaj Weryfikacja zazwyczaj wykonywana jest w ciągu kilku minut po dodaniu zamówienia. Jeśli status długo nie zmienia się, sprawdź ręcznie. |
| Błąd komunikacji | Problem z połączeniem z bazą VIES. | Ręcznie System nie odpowiada — wykonaj weryfikację ręczną z karty zamówienia lub spróbuj później. |
| NIP UE zweryfikowany ręcznie | Obsługa zatwierdziła rozliczenie netto bez VAT mimo negatywnej weryfikacji lub błędu. | OK Pojawi się tylko po świadomej decyzji pracownika. |
Synchronizacja statusu — uwaga: zmiana statusu NIP UE na karcie zamówienia aktualizuje kartę klienta. Ale zmiana statusu na karcie klienta nie wpływa na istniejące zamówienia tego klienta — każde zamówienie ma swój własny, niezależny status.
6. Krok po kroku — jak obsłużyć zamówienie zagraniczne
- Otwórz listę zamówień i sprawdź kolumnę „Notatka” — tam widać status weryfikacji NIP UE.
- Sprawdź typ transakcji przypisany automatycznie przez system (Krajowa / WDT / Eksport).
- Reaguj zgodnie ze statusem weryfikacji:
- Status „zweryfikowany pozytywnie” + typ WDT → wszystko gra, można obsługiwać normalnie.
- Status „zweryfikowany negatywnie” → zmień typ transakcji na Krajowa, naliczy się polski VAT 23%. Opcjonalnie skontaktuj się z klientem.
- Status „NIP niepoprawny” → sprawdź, czy NIP ma przedrostek kraju (np.
LT,DE) — popraw na karcie klienta/w zamówieniu. - Status „błąd komunikacji” → ponów weryfikację ręcznie z poziomu karty zamówienia.
- Dla klientów spoza UE system automatycznie ustawi typ transakcji Eksport — sprawdź, czy się zgadza.
- Wystaw fakturę i sprawdź, czy stawka VAT jest zgodna z oczekiwaniem.
⚠️ Uwaga przed wystawieniem faktury: po wystawieniu dokumentu sprzedaży nie można już zmienić typu transakcji. Aby to zrobić, trzeba najpierw skorygować dokument do zera. Dlatego sprawdź wszystko (typ, status weryfikacji, stawkę VAT) przed wystawieniem faktury.
7. Checklist dla pracownika
- ✅ Używamy tylko dwóch opcji w polu „Stawka VAT”: „nie naliczaj” i „naliczaj”.
- ⛔ Nigdy nie ustawiaj „jak dla kraju” — VAT OSS jest u nas wyłączony.
- ⛔ Nigdy nie używaj typu transakcji VAT OSS na zamówieniu.
- ✅ Sprawdzaj kolumnę „Notatka” na liście zamówień — tam widać status weryfikacji NIP UE.
- ✅ Weryfikacja w VIES dzieje się automatycznie — twoja rola to reakcja na status (zwłaszcza negatywny lub błąd).
- ✅ Status pozytywny → WDT 0%. Status negatywny → zmień na Krajowa (polski VAT).
- ✅ Sprawdź, czy NIP UE ma przedrostek kraju (np.
LT,DE,FR) — bez tego weryfikacja nie zadziała. - ⚠️ Sprawdzaj typ transakcji PRZED wystawieniem faktury — po wystawieniu zmiana wymaga korekty do zera.
- ✅ Klient spoza UE → typ Eksport, nie WDT.
8. Co warto kontrolować na bieżąco
- Status NIP UE stałych klientów — numery mogą zostać wykreślone z bazy VIES; warto okresowo weryfikować klientów, z którymi współpracujemy regularnie.
- Dokumenty potwierdzające wywóz towaru (listy przewozowe DPD, CMR) — są wymagane przy stawce 0% WDT przez urząd skarbowy.
- Deklaracja VAT-UE — zamówienia oznaczone jako WDT muszą trafić do informacji podsumowującej składanej do urzędu skarbowego.
W razie wątpliwości: jeśli nie jesteś pewien jak rozliczyć dane zamówienie (np. nietypowy klient, brak NIP UE w nieoczekiwanym kraju, duplikaty NIP-ów), skonsultuj się z księgowością przed wystawieniem faktury.
